Profil de l'offre

Offre d'emploi Secrétaire

Description Le Collège Ville-Marie est un établissement d'enseignement secondaire privé mixte qui accueille plus de 450 élèves. Situé dans un emplacement privilégié rue Sherbrooke, le Collège est facilement accessible par tous les réseaux de transport et profite des avantages de la métropole. Fort de ses quatre programmes : Programme d'éducation international, Programme Sport Plein air, Programme de soutien pédagogique et le Programme régulier, le Collège est actuellement en plein développement et nous sommes à la recherche d'un(e) secrétaire.

Sommaire de la tâche

En plus des tâches définies à la classe d'emplois de secrétaire, le rôle principal et habituel de la personne salariée de cette classe d'emplois consiste à voir, selon les instructions ou en collaboration, à la bonne marche administrative du Collège, notamment en assumant la responsabilité et la coordination des travaux administratifs du secrétariat de l'établissement. Attributions caractéristiques Selon les instructions ou en collaboration, elle planifie et organise le travail du secrétariat de manière à ce que le Collège se conforme aux diverses obligations administratives à l'égard des ministères et divers organismes et à respecter les échéanciers de ces opérations et des diverses activités de l'école; elle en fait le suivi et effectue les rappels appropriés; elle prend connaissance des procédures administratives impliquant ses tâches, de manière à s'y conformer et, au besoin, d'en informer les personnes concernées. Elle participe aux différentes opérations, répond aux questions à partir des politiques, des règles, des procédures de gestion et des pratiques en vigueur au secrétariat et règle certains problèmes relevant de sa compétence. Elle compile les demandes de matériel du personnel, effectue les calculs nécessaires, vérifie les disponibilités budgétaires et les prix auprès des fournisseurs; selon la politique en vigueur, elle procède aux achats ou remplit les bons de commande, réceptionne les marchandises et voit à leur distribution. Elle tient un magasin d'articles scolaires. Elle dresse l'inventaire physique des immobilisations de l'établissement. Pour les réparations de matériel et d'équipement, elle réquisitionne les services demandés et s'assure que les réparations ont été effectuées. Elle répond aux besoins des élèves : elle transmet, dans des situations inhabituelles, les messages particuliers et importants aux élèves, aux parents et au personnel de l'école et, au besoin, les rappelle aux personnes concernées; selon la politique en vigueur et dans la mesure de sa compétence, prend les mesures appropriées dans les situations d'urgence; elle peut être appelée à exercer la surveillance d'élèves dans des situations exceptionnelles et pour de courtes périodes; au besoin, prodigue les premiers soins; elle remplit les rapports requis. Elle répond aux demandes de renseignements sur le suivi des dossiers et des réunions, les politiques, la réglementation ou autres sujets reliés aux tâches dont elle s'acquitte et, au besoin, effectue des rappels; elle transmet la documentation pertinente; elle examine le courrier, recherche, recueille et agence les renseignements pertinents; dans les limites de sa fonction, prépare un projet de réponse, achemine le tout à la personne concernée et en assure le suivi; elle prépare la synthèse des problèmes et questions complexes avant de les transmettre à la personne concernée. Elle voit à l'organisation matérielle des réunions, convoque les participantes et participants, prépare les dossiers nécessaires, rédige, selon les instructions reçues, un projet d'ordre du jour en fonction des sujets recueillis et, au besoin, assiste à ces réunions et rédige un projet de compte rendu ou de procés-verbal. Elle rédige, à partir d'indications sommaires, des notes de service ou des communiqués; elle participe à l'élaboration du système de classement; elle archive les documents de l'école selon la politique en vigueur. Elle utilise un ordinateur et les divers logiciels nécessaires à l'exécution de ses travaux tels que traitement de texte, bases de données, tableurs et programmes maison; elle effectue des recherches sur Internet; elle fait le suivi du courrier électronique. Elle peut être appelée à apporter une aide ponctuelle au personnel pour l'utilisation des logiciels et programmes propres à leur travail commun. Elle peut être appelée à initier au travail les nouvelles ou nouveaux secrétaires d'école ou de centre ainsi qu'à coordonner le travail du personnel de soutien. Au besoin, elle accomplit toute autre tâche connexe.

Qualifications requises Scolarité, expérience et habiletés particulières 

• Être titulaire d'un diplôme d'études professionnelles en secrétariat et avoir 3 (trois) années d'expérience pertinente;
• Excellente connaissance de la langue française (parlée et écrite); 
• Bonne gestion des priorités;
• Autonomie et débrouillardise;
• Bonne capacité d'adaptation.

Évaluation

Une évaluation de la langue française sera exigée (grammaire et orthographe) précédant l'entrevue.

Rémunération

Selon l'échelle salariale du Collège Ville-Marie Entrée en fonction Août 2015 Le Collège souscrit au principe d'accès à l'égalité en emploi. Les personnes intéressées à relever ce défi doivent faire parvenir leur curriculum vitae avec une lettre (une à deux pages maximum) expliquant leur intérêt et leur vision pour le poste par courriel avant le lundi 11 août 2015. À Madame Emmanuelle Durand à l'adresse suivante : Courriel : emmanuelle.durand@cvmarie.qc.ca

Nous ne communiquerons qu'avec les personnes retenues pour les entrevues prévues : Le jeudi 13 août durant la journée.