Secrétaire d’école | École Charles-Perrault (Laval)

Nature du travail

En plus des tâches de secrétaire, le rôle principal consiste à voir, selon les instructions ou en collaboration, à la bonne marche administrative de l’école , notamment en assumant la responsabilité et la coordination des travaux administratifs du secrétariat de l’école.

Tâches principales

– planifier et organiser le travail du secrétariat de manière à ce que l’école se conforme aux diverses obligations administratives à l’égard des ministères et divers organismes et à respecter les échéanciers de ces opérations ; faire le suivi et effectuer les rappels appropriés; prendre connaissance des procédures administratives impliquant ses tâches, de manière à s’y conformer et, au besoin, d’en informer les personnes concernées.

– répondre aux demandes et doléances et apporter les solutions dans la mesure de sa compétence; en l’absence de la direction et selon les instructions, informer sur les décisions et directives normalement applicables aux problèmes qui lui sont signalés.

– compiler les demandes de matériel du personnel de l’école; procéder aux achats ou remplir les bons de commande, réceptionner les marchandises et voir à leur distribution.

– selon les instructions, dresser la liste des personnes disponibles pour la suppléance du personnel enseignant et, selon les indications, voir au remplacement du personnel absent.

– être responsable de la tenue de registres et dossiers concernant, entre autres, l’inscription et le classement des élèves, l’assiduité du personnel et des élèves, la paie du personnel temporaire, les examens scolaires, les bulletins, la déclaration de l’effectif scolaire et le transport scolaire; vérifier les données nécessaires, les saisir, produire et transmettre les rapports; remplir divers formulaires.

– répondre aux besoins des élèves : transmettre les messages particuliers et importants aux élèves, aux parents et au personnel de l’école et, au besoin, les rappeler aux personnes concernées; selon la politique en vigueur et dans la mesure de sa compétence, prendre les mesures appropriées dans les situations d’urgence; peut être appelée à exercer la surveillance d’élèves dans des situations exceptionnelles et pour de courtes périodes; au besoin, prodiguer les premiers soins; remplir les rapports requis.

– répondre aux demandes de renseignements sur le suivi des dossiers et des réunions, les politiques, la réglementation ou autres sujets reliés aux tâches à effectuer et, au besoin, effectuer des rappels; transmettre la documentation pertinente; examiner le courrier, rechercher, recueillir et agencer les renseignements pertinents; dans les limites de sa fonction, préparer un projet de réponse, acheminer le tout à la personne concernée et en assurer le suivi; préparer la synthèse des problèmes et questions complexes avant de les transmettre à la personne concernée.

– rédiger, à partir d’indications sommaires, des notes de service ou des communiqués; participer à l’élaboration du système de classement; archiver les documents de l’école selon la politique en vigueur.

– utiliser un ordinateur et les divers logiciels nécessaires à l’exécution de ses travaux : suite Office, Pluriportail et FGP (logiciels Plurilogic), Canva; effectuer des recherches sur Internet; faire le suivi du courrier électronique.

– au besoin, accomplir toute autre tâche connexe.

Qualifications requises

• Être titulaire d’un diplôme d’études professionnelles en secrétariat ou d’une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente.
• Expérience un atout.
• Avoir des connaissances en bureautique.
• Posséder une excellente maîtrise du français à l’écrit et à l’oral et avoir un anglais à l’oral fonctionnel.
• Expérience en service à la clientèle un atout.

Type d’emploi : Temps plein
Rémunération : 20,00$ à 28,00$ par heure