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Profil de l'offre

Catégorie d'emploi: Personnel de soutien
Ordre d'enseignement: Secondaire
Poste: Secrétaire de gestion (services pédagogiques)
Matières:
Type: Temps complet
Date de fin de concours: 2023-02-03
Courriel de la personne responsable: ressourceshumaines@psnm.qc.ca
Établissement: Pensionnat du Saint-Nom-de-Marie
628, chemin de la Côte-Sainte-Catherine
Emplacement:
Outremont
Téléphone : 514 735-5261
Télécopieur : 514 735-5266

Descriptif

Secrétaire de gestion (services pédagogiques)

Un poste qui allie fines compétences techniques et qualités humaines

Occupant un rôle pivot, vous accomplirez des travaux de secrétariat diversifiés pour le compte de plusieurs membres de l’équipe-école. Au quotidien, vous collaborerez avec la technicienne en organisation scolaire dans divers dossiers et effectuerez des tâches de secrétariat et d’organisation pour la directrice des services pédagogiques et la directrice adjointe des élèves de la 5e secondaire, ainsi que diverses tâches qui vous mettront en relation avec des élèves.

Vos tâches et vos défis :

  • Répondre aux demandes de renseignements sur le suivi des dossiers et des réunions, sur les politiques, la règlementation ou sur tout autre sujet d’intérêt;
  • Faire des rappels et voir à la transmission des documents pertinents;
  • Vérifier et faire le suivi des factures;
  • Examiner le courrier, puis rechercher, recueillir et agencer les renseignements pertinents;
  • Recevoir et faire le suivi des courriels et rédiger de la correspondance;
  • Préparer, dans les limites de vos fonctions, des projets de réponses, puis acheminer le tout à la personne concernée et assurer le suivi;
  • Synthétiser des problèmes et des questions complexes avant de les transmettre à la personne concernée;
  • Recueillir, valider et compiler des données;
  • Réviser des documents et faire de la mise en page;
  • Organiser certaines tâches (envois massifs, méritas, réunions de parents, commandes de traiteurs, etc.);
  • Accueillir le personnel et les élèves qui se présentent à votre bureau;
  • Gérer, selon les instructions reçues, l’emploi du temps de la ou des personnes pour qui vous travaillez;
  • Participer à l’élaboration du système de classement et à l’archivage des documents;
  • Aider au besoin les nouvelles ou les nouveaux secrétaires de gestion dans l’accomplissement de leurs tâches et coordonner le travail du personnel de soutien.

La personne que nous recherchons doit :

  • Détenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) avec option appropriée, un diplôme d’études secondaires (DES) ou une attestation d’études reconnue au Québec;
  • Avoir au moins une (1) année d’expérience pertinente et de bonnes connaissances en bureautique;
  • Posséder une bonne connaissance du français parlé et écrit;
  • Maitriser les logiciels Word et Excel de la suite Microsoft Office.

Notre collègue idéal ou idéale :

  • Est sympathique et a un bon esprit de collaboration;
  • Peut travailler sur plusieurs dossiers simultanément, de façon autonome ou en équipe;
  • Est organisé.e, a un souci du détail et un bon jugement;
  • Est à l’aise de côtoyer des élèves du secondaire;
  • Est autonome et débrouillard.e.

Vos bénéfices à joindre notre équipe :

  • Une souplesse dans la conciliation travail-vie personnelle;
  • Des activités gratuites sur place (yoga, Sportakus, club de marche, club de course) pour favoriser de saines habitudes de vie;
  • Un rabais de 50 % sur les frais d’inscription de votre enfant au Pensionnat du Saint-Nom-de-Marie ou à l’École de musique Vincent-d’Indy;
  • Des attentions bienveillantes au quotidien (massothérapie, petits déjeuners spéciaux, concerts de musique, etc.).

Rémunération et avantages sociaux

  • Selon la politique salariale en vigueur au Pensionnat du Saint-Nom-de-Marie (échelle de traitement du Conseil du trésor)
  • Poste régulier à 35 heures/semaine
  • Congés et vacances : 4 semaines en été, 2 semaines à Noël et la semaine de relâche en mars
  • Régime de retraite, assurances collectives, accès à des services psychosociaux et de télémédecine, rabais sur carte OPUS, journées santé
  • Horaire : du lundi au vendredi de 8 h à 16 h

 

Date d’entrée en fonction : en février 2023 (variable)

Ce poste vous intéresse?

Nous vous invitons à nous faire parvenir votre curriculum vitae, accompagné d’une lettre de présentation, d’ici le 3 février 2023, par courriel à l’adresse ressourceshumaines@psnm.qc.ca. Le Pensionnat du Saint-Nom-de-Marie souscrit à un programme d’accès à l’égalité en emploi. Si nous remercions tous ceux et toutes celles qui soumettent leur candidature, sachez que nous ne communiquerons qu’avec les personnes retenues pour une entrevue.