Secrétaire de direction | École Marcelle-Mallet

Le/la Secrétaire de direction assure un rôle clé de soutien administratif et organisationnel auprès de la direction générale et de l’ensemble de l’équipe. Son rôle principal est d’assurer un soutien administratif efficace à la direction générale et coordonner plusieurs dossiers stratégiques (remplacements, transport scolaire, communications, réception), tout en contribuant activement au bon fonctionnement de l’école.

Responsabilités principales

– Gestion des remplacements : coordonner les absences des enseignants, accueillir les suppléments, préparer le matériel pédagogique et administratif.
– Transport scolaire : coordonner la gestion quotidienne avec les transporteurs et parents. Administrer les cartes OPUS.
– Communications : rédiger, réviser et publier des communications officielles (Pluriportail et documents internes).
– Soutien à la réception : accueillir, informer, répondre aux appels et coordonner les entrées/sorties d’élèves en soutien à la réception.
– Soutien administratif à la direction : gérer l’organisation de réunions, la mise à jour de bases de données, la publication de communiqués, et assurer diverses tâches de secrétariat général.
– Gestion d’événements : appuyer la direction dans la gestion de voyages scolaires, d’assurances, de locations de salles et de conseils d’administration.
– Assurer l’archivage.

QUALIFICATIONS
● Être titulaire d’une technique en bureautique, d’un DEC en secrétariat ou toute autre formation pertinente;
● Maîtriser parfaitement la langue française (oral et écrit).

COMPÉTENCES REQUISES

Cette personne possède de solides aptitudes d’organisation, de planification, de communication et une bonne capacité d’adaptation. De plus, les principales qualifications demandées sont :

● Rigueur et minutie dans le quotidien;
● Capacité à planifier et organiser le travail, à gérer les priorités et le temps, à évaluer les résultats et à la régulation;
● Autonomie, initiative et créativité;
● Bonne capacité d’apprentissage du numérique;
● Connaissance des outils de bureautique et des systèmes informatiques;
● Engagement et sens des responsabilités;
● Sens des relations interpersonnelles, capacité à travailler en équipe et à établir un climat de collaboration;
● Esprit d’analyse;
● Gestion de soi, adaptabilité et capacité d’adaptation;
● Sens éthique, discernement et jugement professionnel;
● Intérêt à comprendre le fonctionnement organisationnel d’une école;
● Aptitude relationnelle avec les partenaires.

⮚ Poste à 5 jours par semaine (32.5 heures par semaine)