Profil de l'offre

L'ÉCOLE NATIONALE DE CIRQUE est une institution d’enseignement privée sans but lucratif, dont la mission est de former des artistes de cirque. Elle dispense de l’enseignement à l’ordre secondaire auprès d’une trentaine d’élèves et à l’ordre collégial à plus de 120 étudiants.

L’École nationale de cirque est présentement à la recherche d’un(e) candida(e) pour combler le poste:

                   SECRETAIRE À LA DIRECTION DES ÉTUDES

Description

• Rédige, corrige et saisit des lettres, contrats, documents, rapports, politiques et procédures;
• Prend les appels et en fait le suivi en cas d’absence ou selon les besoins de la directrice des études et du directeur artistique;
• Reçoit et filtre le courrier de la directrice des études et du directeur de la création;
• Prend connaissance du courrier et le trie en fonction des priorités. Prépare les dossiers en faisant les recherches et les consultations préalables.
• Répond aux demandes relevant de sa compétence. Rédige des projets de réponse. Note les suites à donner et effectue le suivi des dossiers;
• Fait la gestion de l’agenda de la directrice des études;
• Assure le secrétariat des comités et des réunions pédagogiques, organise la logistique des réunions, des événements et rédige des avis de convocation, ordres du jour, procès-verbaux, etc;
• Peut être appelé ou appelée à participer aux activités nécessaires à l'admission, à la préinscription, à l'inscription, à la modification des choix de cours et aux bulletins;
• Classe divers documents en appliquant la politique et la procédure concernant la gestion documentaire;
• Organise les déplacements à l’extérieur et les séjours du personnel du service des études;
• Voit à la logistique des déplacements et séjours des étudiants dans le cadre des stages à l’étranger;
• Assure le suivi des dossiers qui lui sont confiés;
• Prépare et affiche des mémos d’information destinés aux enseignants, aux conseillers artistiques et aux élèves (visites, ateliers, etc.);
• Reçoit les demandes de visites concernant les élèves et informe les employés concernés;
• Assiste le personnel du département dans l’organisation des activités scolaires et des événements spéciaux;
• Accomplit temporairement les tâches d'un poste connexe ou inférieur lorsque requis;
• Utilise les logiciels en usage. Tient à jour les applications informatisées et participe à leur développement afin d'améliorer l'efficacité des opérations.

Exigences du poste

SCOLARITÉ DE BASE

Avoir complété un cours de secondaire V avec option appropriée ou détenir un diplôme ou une attestation d'études dont l'équivalence est reconnue par l'autorité compétente.

OU

Détenir un diplôme d'études collégiales avec champ de spécialisation approprié

EXPÉRIENCE REQUISE

5 ans dont 2 ans en secrétariat de direction

CONNAISSANCES SPÉCIFIQUES

Word, Outlook, Excel, logiciels de base de données, Internet

HABILÉTÉES 

• Habiletés pour les communications interpersonnelles;
• Savoir transmettre de l’information;
• Capacité à gérer des priorités;
• Savoir travailler de façon autonome et sous pression;
• Faire preuve de rigueur et être orientée vers l’action.

Conditions

Poste à temps plein. Salaire et avantages sociaux concurrentiels

L’École nationale de cirque communiquera seulement avec les personnes retenues dans le cadre du présent processus de sélection.