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Profil de l'offre

Catégorie d'emploi: Personnel de soutien
Ordre d'enseignement: Primaire - Secondaire
Poste: Secrétaire à direction générale
Matières:
Type: Temps partiel
Date de fin de concours: 2022-06-30
Courriel de la personne responsable: mzaccheo@marie-clarac.qc.ca
Établissement: École Marie-Clarac (Préscolaire, Primaire et Secondaire)
11 273, av de Mère-Anselme
Montréal (Québec) H1H 4Z2
Emplacement:
Montréal
Téléphone : 514 322-1161
Télécopieur : 514 322-4364

Descriptif

Responsabilités et tâches

Sous l’autorité de la direction générale et générale adjointe, la personne détentrice de ce poste a la responsabilité principale d’accomplir des tâches administratives et de secrétariat. La secrétaire de gestion doit répondre aux différentes demandes de la direction, des parents et du personnel.

 

Attributions caractéristiques

  • Offrir une assistance constante à la direction relativement au travail administratif et de secrétariat.
  • Participer au comité de direction en tant que secrétaire de réunion et produire les procès-verbaux. Produire différents comptes rendus de réunions, tels que pour la fondation de l’école et le comité de parents de la garderie.
  • Produire des documents, des lettres et des communiqués (LBN, EMC-RH en bref, correspondances aux parents, aux employés et aux organismes externes). Rechercher et recueillir des renseignements à inclure dans la correspondance.
  • Participer à la préparation et à la mise en place de réunions ponctuelles et de différents événements (convocation des participants, réservation de salles, commande au service alimentaire).
  • Mettre à jour des dossiers et les registres. Effectuer au besoin des travaux de compilation, de vérification et d’inscription. Faire les mises à jour des différents documents administratifs (PMU, chaînes téléphoniques, contrats, guides du personnel, politiques, régies internes, calendrier scolaire, antécédents judiciaires, etc.).
  • Participer à la dotation du personnel; rédaction des offres d’emplois, convocation aux entrevues, correspondance avec les candidats, recueil de documents nécessaires à l’ouverture du dossier de l’employé, remise des informations générales à l’accueil d’un nouvel employé.
  • Effectuer des communications téléphoniques de renseignements au sujet de l’école et du processus d’admission pour les futurs élèves et leurs familles.
  • Remplacer à la réception au besoin (courte période).
  • Participer à la mise à jour du site Internet.
  • Accomplir toute autre tâche connexe.

 

Profil recherché

  • Démontrer une grande discrétion quant aux dossiers à traiter.
  • Offrir un excellent service à la clientèle.
  • Excellentes aptitudes relationnelles et de communication.
  • Capacité à gérer le changement et à s’adapter dans un environnement en évolution.
  • Sens de l’organisation et de la planification efficace.

 

Qualifications requises

  • Être titulaire d’un diplôme d’études professionnelles en secrétariat ou l’équivalent.
  • Détenir une expérience pertinente – minimum de 3 ans en secrétariat.
  • Maîtriser parfaitement la Suite Office.
  • Être autodidacte dans l’apprentissage de nouvelles plates-formes numériques.
  • Excellente maîtrise du français (parlé et écrit), bilingue un atout.

 

Horaire de travail

Entre 8 h et 16 h du lundi au jeudi.

28 heures par semaine.

Salaire : entre 22,54 $ et 26,00 $/heure selon l’expérience

Venez découvrir notre école

 https://youtu.be/YZsTgHxndLE