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Réceptionniste / Receptionist | Villa Maria

Catégorie d'emploi: Personnel de soutien
Ordre d'enseignement: Secondaire
Poste: Réceptionniste / Receptionist
Matières:
Type: Temps complet
Date de fin de concours: 2025-02-16
Courriel de la personne responsable: carrieres-careers@villamaria.qc.ca
Établissement: Villa Maria
4245, boulevard Décarie
Emplacement:
Montréal
Téléphone : 514 484-4950
Télécopieur : 514 484-4492

Descriptif de l’offre d’emploi

Villa Maria est une école privée d’enseignement secondaire mixte francophone et anglophone qui accueille environ 1850 élèves. Dans un monde en constante évolution, notre école prône un accompagnement personnalisé, jumelé à un environnement stimulant. Les élèves des deux langues d’enseignement jouissent d’une cohabitation bilingue harmonieuse. En choisissant d’intégrer la technologie au service de l’enseignement, nous développons pour nos élèves une pédagogie innovante, efficace et humaine.

Notre mission

Nous accompagnons nos élèves dans le développement et la réalisation de leur plein potentiel, afin qu’ils deviennent des citoyens responsables du monde aptes à relever les défis du marché du travail de demain.

L’opportunité

Faites partie d’une équipe qui évolue et collabore dans un environnement bilingue et innovateur où l’humain reste au centre de nos préoccupations et où les efforts de chacun sont mis en commun afin de créer un lieu d’apprentissage de qualité pour notre communauté d’élèves. Faire carrière à Villa Maria, c’est travailler dans une école de renom, qui accorde une grande importance à la diversité, à l’inclusion et à la réalisation de soi.

À titre de Réceptionniste, vos responsabilités seront :

Accueillir les visiteurs et assurer le service à la clientèle de qualité avec les parents et les élèves, en personne, en ligne ou par téléphone ;
Assurer le respect du protocole pour les visiteurs et rédiger tout rapport ou document de suivi pertinent ;
Traiter les appels téléphoniques, répondre aux questionnements, fournir les renseignements d’ordre général ou les diriger vers les services appropriés ;
Assister l’équipe des admissions, de l’organisation scolaire, des finances et des ressources humaines en exécutant diverses tâches administratives, telles que de la saisie de données, le suivi des inscriptions, le paiement des frais de scolarité, etc. ;
Tenir à jour les dossiers et registres des classes ou autres, au besoin ;
Traiter le courrier postal, les courriels et les livraisons et voir à sa distribution ; assister dans le traitement et la vérification des bons de commande ;
Participe à la rédaction, la révision, l’amélioration et la traduction de documents, textes et présentations courtes, avec un souci de clarté et de qualité ;
Photocopier, au besoin, des documents ;
Toutes autres tâches connexes demandées.

La ou le collègue que nous recherchons a :

Diplôme d’études professionnelles (DEP) en secrétariat ou diplôme d’études collégiales (DEC) en techniques de bureautique, option coordination de travail de bureau.
Si vos études ont été effectuées hors Québec, joindre votre évaluation comparative des études effectuées hors Québec émise par le ministère de l’Immigration, de la francisation et de l’intégration.
Minimum d’un (1) an d’expérience dans un poste similaire.
Une excellente maîtrise du français et de l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit.
Une maîtrise démontrée de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Powerpoint, Outlook).
Une connaissance du logiciel de gestion pédagogie COBA et Charlemagne et des info-sanction du MÉQ, un atout.
Une facilité à communiquer et un excellent sens du service à la clientèle et du travail d’équipe.
De la diplomatie, de la discrétion et de la rigueur.

Pourquoi nous choisir comme employeur ?

Salaire horaire selon l’échelle salariale du secteur public francophone de l’agent de bureau, classe II : 23,67$/h à 24,68$/h selon l’expérience
Régime d’assurances collectives adapté aux besoins des employés
Régime de retraite RREGOP
Programme d’aide aux employés
Ambiance de travail humaine et chaleureuse
Possibilité de collaborer avec une équipe multidisciplinaire dans divers comités
Site extérieur historique et enchanteur
À proximité d’une station de métro
Stationnement gratuit

Horaire de travail : lundi au vendredi de 7 h 30 à 15 h 30 (35 heures par semaine)

Date d’entrée en fonction : Dès que possible.

Rejoingnez-nous et envoyer votre cv par courriel à l’adresse suivante : carrieres-careers@villamaria.qc.ca.

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Villa Maria is a private co-ed school providing secondary education in English and French to more than 1850 students in a unique bilingual environment. In a constantly changing world, our school advocates personalized support in a stimulating environment. Students of both languages ​​of instruction get to experience a bilingual learning environment. By harnessing technology for the service of education, we inspire our students with a pedagogical approach that’s innovative, effective, and student-centered.

Our mission:
We help our students develop and achieve their full potential, preparing them to be citizens of the world with the ability to meet the challenges of tomorrow’ labor market.

The Opportunity:
Be part of a team who evolves and collaborates in an innovative bilingual environment where people remain at the center of our concerns and where everyone’s efforts come together to create a quality learning environment for our student community. A career at Villa Maria means working at a renowned college that values diversity, inclusion and self-fulfillment.

As a Receptionist, your main responsibilities are :

Welcome visitors and ensure quality customer service with parents and students, in person, online or by telephone;
Ensure compliance with visitor protocol and prepare any relevant reports or follow-up documents;
Handle telephone calls, answer queries, provide general information or refer to appropriate services;
Assist the Admissions, School Organization, Finance and Human Resources team by performing various administrative tasks, such as data entry, registration follow-up, tuition payment, etc. ;
Maintain class and other files and registers, as required;
Handles postal mail, e-mails and deliveries and sees to their distribution; assists in processing and verifying purchase orders;
Participates in the drafting, revision, improvement and translation of documents, texts and short presentations, with a concern for clarity and quality;
Photocopy documents as required;
Any other related duties as requested.

The colleague we are looking for has:

A Diploma of Professional Studies ( DEP) in secretarial studies or a Diploma of Collegial Studies (DEC) in office automation techniques, office work coordination option.
If your studies were completed outside Quebec, attach your comparative evaluation of studies completed outside Quebec issued by the Ministère de l’Immigration, de la francisation et de l’intégration.
Minimum of one (1) year’s experience in a similar position.
Excellent fluency in French and English, both spoken and written.
Demonstrated proficiency in Microsoft Office Suite (Word, Excel, Powerpoint, Outlook).
Knowledge of COBA and Charlemagne educational management software and MÉQ info-sanction, is an asset.
Demonstrated communication skills and an excellent sense of customer service and teamwork.
Diplomacy, discretion, thoroughness and attention to detail.

Why choose us as an employer?

Hourly salary according to the French public sector salary scale office agent class 2: $23,67 to $24,68 depending on experience
Group insurance plan adapted to our employees’ needs
RREGOP retirement plan
An employee Assistance Program
Job placement program
A warm and human working environment
The possibility of cooperating with our multidisciplinary team on several committees
A historic and enchanting outdoor environment
Close to a Metro station
Free parking

Schedule: Monday to Friday 7:30 am to 3:30pm (35 hrs /week)

Start Date: As soon as possible

Join us and send your resume to the following address: carrieres-careers@villamaria.qc.ca

Villa Maria subscribes to an equal employment opportunity program and invites women, aboriginals, visible minorities, ethnic minorities and persons with disabilities to send us their applications.