Chef des opérations pédagogiques – organisation scolaire | Villa Maria

Vous maîtrisez votre rôle de Technicien ou Technicienne en organisation scolaire et souhaitez franchir un nouveau cap dans votre carrière? Le Collège Villa Maria recherche un(e) Chef des opérations pédagogiques. Venez intégrer un environnement stimulant et collaboratif et mettre à profit votre expertise et vos connaissances.

Villa Maria est une école privée d’enseignement secondaire mixte francophone et anglophone qui accueille environ 1900 élèves. Dans un monde en constante évolution, notre école prône un accompagnement personnalisé, jumelé à un environnement stimulant. Les élèves des deux langues d’enseignement jouissent d’une cohabitation bilingue harmonieuse. En choisissant d’intégrer la technologie au service de l’enseignement, nous développons pour nos élèves une pédagogie innovante, efficace et humaine.

Notre mission :
Nous accompagnons nos élèves dans le développement et la réalisation de leur plein potentiel, afin qu’ils deviennent des citoyens responsables du monde aptes à relever les défis du marché du travail de demain.

L’opportunité :
Faites partie d’une équipe qui évolue et collabore dans un environnement bilingue et innovateur où l’humain reste au centre de nos préoccupations et où les efforts de chacun sont mis en commun afin de créer un lieu d’apprentissage de qualité pour notre communauté d’élèves. Faire carrière à Villa Maria, c’est travailler dans une école de renom, qui accorde une grande importance à la diversité, à l’inclusion et à la réalisation de soi.

À titre de Chef des opérations pédagogiques, vos responsabilités seront de :

• Appliquer les procédures relatives à l’organisation et à la réalisation des activités éducatives. Sous la direction de la directrice des services éducatifs, votre rôle consiste à confectionner l’horaire-maître de l’école et d’autres grilles telles que l’horaire des examens, en se basant sur des critères de rationalisation et d’efficience et, ainsi qu’à adapter et appliquer les procédures nécessaires à l’organisation des opérations administratives telles que l’inscription des élèves, le contrôle des effectifs scolaires, les examens, la préparation des bulletins et des sanctions d’études et la programmation des cours d’été.
• En collaboration avec la direction des services éducatifs, responsable d’adapter l’organisation scolaire de l’école pour supporter un cadre pédagogique plus flexible.
• Élaborer, déployer et évaluer les processus et procédures liés à l’organisation scolaire et veiller à son application par tous les usagers.
• Développer et proposer à la direction des services éducatifs une structure du dossier de l’élève pour en faciliter le suivi.
• Participer activement aux comités pédagogiques et au Comité Profils.
• Confectionner les grilles d’horaire de l’école en tenant compte des facteurs pertinents tels que les options de cours offertes, les choix de cours des élèves, les champs d’enseignement, le régime pédagogique, la langue d’enseignement, les locaux disponibles, les règles de formation des groupes, les périodes d’enseignement et les contraintes d’un autre ordre tel que la dispersion des locaux, etc.
• Contribuer à la préparation, à la diffusion et à la réalisation du calendrier des opérations pédagogiques, en tenant compte des délais prescrits par les lois, les règlements et les politiques en vigueur.
• Assumer la responsabilité logistique des sessions d’examens ainsi que la réception, de la vérification, de la conservation et de la distribution des épreuves ministérielles de fin d’année.
• Tenir à jour et s’assurer de la conformité des dossiers des élèves.
• Participer à l’opération des réinscriptions.
• Recueillir les données nécessaires pour l’inscription et les choix de cours des élèves; concevoir et adapter le formulaire à cette fin, s’assurer du retour des formulaires après qu’ils ont été remplis, apporter les corrections qui ont été convenues et produire les diverses statistiques nécessaires à l’établissement d’une grille d’horaire;
• Coordonner la prise de présence officielle du MÉQ.
• Participer aux opérations en lien avec les prévisions d’effectifs scolaires et à la tâche du personnel enseignant.
• Assurer les communications avec les parents en ce qui a trait aux opérations pédagogiques.
• À l’aide de logiciels appropriés, effectuer des analyses, des extractions, des exploitations spécifiques et des rapports permettant des contrôles ou de se conformer à la procédure prévue pour des sujets tels que la gestion des effectifs scolaires, la production des bulletins et des sanctions d’études, le financement, la comptabilité, le budget, les dépassements d’élèves, les codes permanents d’élèves, les absences d’élèves, la suppléance, le transport scolaire, les échecs et diverses autres listes ou rapports en vue de leur transmission, notamment au MÉQ.
• Concevoir de nouveaux rapports, outils et méthodes de travail en lien avec son champ de responsabilités.
• Assurer la mise à jour des diverses plateformes numériques ainsi qu’au dépôt des communications externes à l’attention de la clientèle, sur le portail Villa Maria.
• Assurer le respect et l’application des procédures liées aux systèmes ministériels, notamment CHARLEMAGNE et ARIANE et procéder aux modifications relatives aux dossiers des élèves et aux transmissions requises.
• Développer et favoriser l’utilisation des logiciels et les outils COBA, de manière à rendre optimales leurs utilisations pour les usagers, en assurer une saine gestion et participer aux mises à jour.
• Procéder à toutes les phases de génération des bulletins pour chacune des étapes du calendrier scolaire ainsi qu’au classement et à l’archivage de ceux-ci lorsqu’applicable.
• Dispenser la formation et offrir le support requis concernant les procédures de l’organisation scolaire et l’utilisation des divers logiciels aux personnes concernées dans ces opérations. Répondre aux demandes d’information des autres intervenantes ou intervenants de l’école.
• Répondre aux appels téléphoniques et aux courriels en lien avec ses responsabilités et en faire une gestion efficace.
• Assurer un suivi rapide de toutes les demandes de la direction.
• Au besoin, elle/il accomplit toute autre tâche connexe.

Le.la collègue que nous recherchons a :

• Un diplôme d’études collégiales en techniques de l’administration générale ou en d’autres techniques appropriées ou toute formation équivalente
• Si vos études ont été effectuées hors Québec, joindre votre évaluation comparative des études effectuées hors Québec émise par le ministère de l’Immigration, de la francisation et de l’intégration.
• Minimum de trois (3) ans d’expérience dans un poste similaire
• Une excellente maîtrise du français et de l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit
• Une maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Powerpoint, Outlook)
• Une connaissance du logiciel de gestion pédagogie COBA et Charlemagne et des info-sanction du MÉQ.
• Une facilité à communiquer et un excellent sens du service à la clientèle et du travail d’équipe
• Une capacité à gérer plusieurs dossiers à la fois et à travailler sous pression
• De la diplomatie, de la discrétion, de la rigueur et un sens du détail
• Un intérêt pour la formation continue

Pourquoi nous choisir comme employeur ?

• Salaire basée sur l’échelle salariale du secteur public francophone en vigueur (29,02 $ – 38,74 $ selon l’expérience)
• Régime d’assurances collectives adapté aux besoins des employés
• Régime de retraite RREGOP
• Programme d’aide aux employés
• Possibilité de collaborer avec une équipe multidisciplinaire dans divers comités
• Site extérieur historique et enchanteur
• À proximité d’une station de métro
• Stationnement gratuit

Horaire de travail : lundi au vendredi de 8h00 à 16h00 (35 heures par semaine)

Date de début : maintenant

Villa Maria souscrit à un programme d’accès à l’égalité en emploi et invite les femmes, les autochtones, les gens issus de minorités visibles ou ethniques ainsi que les personnes en situation de handicap à nous faire parvenir leur candidature.