Profil de l'offre

Agent ou agente de bureau, classe I

Description de la fonction

Sous la direction du directeur des services aux élèves, le titulaire effectue des tâches relatives au suivi des retards et des absences des élèves auprès des parents. Il contrôle l?entrée et la sortie des élèves hors des heures habituelles. Il accueille le public souhaitant un accès au Collège. Il produit des rapports d?assiduité des élèves à l?intention du personnel d?encadrement et effectue des tâches administratives telles que la préparation d?envois postaux ou électroniques, la prise de rendez-vous téléphoniques. La rédaction de documents, tableau et affiche font également partie des tâches habituelles.

Tâches et responsabilités spécifiques :

1. Gestion des retards

·       Accueil des élèves en retard, impression du billet de retard

·       Réception et suivi rigoureux des appels et mémos de parents pour la motivation des retards

·       Production de rapports au sujet des retards

2. Gestion des absences

·       Production du rapport d?absence à partir de la base de données

·       Réception et suivi rigoureux des appels et mémos de parents pour la motivation des absences

·       Appels à la maison des élèves absents sans motivation

·       Notification au personnel d?encadrement concerné des cas particuliers

·       Production des rapports au sujet des absences

3. Gestion des départs hâtifs

·       Vérification des autorisations de départ

·       Appels à la maison des élèves devant s?y retourner

·       Supervision des élèves en attente de départ

4. Prise de rendez-vous

·       Prise de rendez-vous avec les parents

·       Soirées de bulletin

5. Tâches administratives :

·       Préparation d?envois électroniques et postaux

·       Rédaction de la correspondance relative à son travail, production de formulaires, compilation et production de rapports statistiques

·       Utilisation d?appareils telle que des systèmes informatisés de traitement de l?information, télécopieur, photocopieur, numériseur, etc.

·       Rédaction et mise en page de documents (Word, Excel)

Profil recherché

·       Avoir un gout prononcé pour travailler avec des adolescents en milieu scolaire

·       Avoir un sens aiguisé du service à la clientèle

·       Faire preuve d?un bon esprit d?équipe et avoir de l?aisance dans les relations interpersonnelles

·       Être autonome, judicieux, rigoureux et avoir une grande capacité d?adaptation dans un milieu en développement

Qualifications requises :

Être titulaire d?un diplôme d?études professionnelles dans une spécialité appropriée à la classe d?emplois ou être titulaire d?un diplôme de 5^e secondaire (ou équivalence).

Expérience :

Trois (3) années d?expérience pertinente ayant permis de développer des habiletés de planification de tâche et de communication.

Autre :

Excellente connaissance du français oral et écrit

(vérifiée par un test avant l?embauche)

Aptitudes en anglais à l?oral (un atout)

Connaissance des logiciels de bureautique (Word, Excel, Outlook, Publisher, PowerPoint)

Entrée en fonction

22 aout 2016

PRÉSENTATION DE CANDIDATURE :

Toute personne qui désire poser sa candidature doit faire parvenir par courriel,

dans un document unique, son curriculum vitae ainsi qu?une lettre expliquant

les motifs de sa demande, à l?attention du directeur des

services aux élèves, à l?adresse suivante, avant le vendredi 5 aout

2016 : emplois@reine-marie.qc.ca

Seuls les candidats retenus seront contactés.